GUIDE — MIGRATION自習室のシステムを
自習室のシステムを
乗り換えるときの手順
予約システムや会員管理システムの乗り換えでは、データの移し替えよりも、課金日の調整と会員への案内に時間がかかります。 本ページでは、移行の前に決めておくこと、切り替え当日までの段取り、移行後に確認することを、表とチェックリストで整理しました。
1. 一番時間がかかるのは、データではありません
名簿の移し替えは、CSVで書き出せれば半日で終わります。実際に時間がかかるのは次の3つです。
- 課金日と締め日 — どう合わせるか
- 入室方法の変更 — 会員全員に伝えて、理解していただくこと
- 並行して動かす期間 — 旧システムと新システムの両方を管理すること
移行の予定を立てるときは、案内と問い合わせ対応の期間を先に確保してください。ここを詰めすぎると、切り替えの当日に問い合わせが集中します。
2. 移行前に決める6つのこと
| 決めること | 判断のポイント |
|---|---|
| 課金日 | 旧システムの締め日を引き継ぐか、この機会にそろえるか。変える場合は、二重に請求されない月の切り方を先に決めます |
| プランの 対応づけ | 旧プランと新プランが1対1で対応しないことがあります。対応表を作り、どの会員がどうなるかを一覧にします |
| 入室方法 | 暗証番号が変わるのか、そのままか。変わるなら、いつから新しい番号になるのかを決めます |
| 支払いの 再登録 | 決済会社が変わる場合、会員にカードの再登録をお願いすることになります。移行で最も脱落が出る箇所です |
| 移行の時期 | 会員の入れ替わりが多い時期（年度替わりなど）と重なると、移行の対応と新規のご入会が同時に来ます。落ち着いた月を選ぶか、少なくとも繁忙期の直前は避けます |
| 旧システムの 解約日 | 自動更新の期限を確認します。解約手続きの期日を過ぎると、1か月分よけいに費用がかかります |
3. データの移し替え
名簿を移す前に、次の4点を確認します。
| 確認すること | 見るところ |
|---|---|
| CSVで 書き出せるか | 旧システム側の話です。書き出せない場合、移行の難易度が大きく上がります |
| 重複の照合 | 同じ方が複数の登録を持っていることがあります。電話番号やメールアドレスで照合できると安全です |
| 履歴を 持っていくか | 過去の利用履歴や支払い履歴まで移すか、新システムは新規からにして旧データは書き出して保管するか。後者のほうが速く、実務上は十分なことが多いです |
| 入室番号 | 既存の番号を引き継ぐか、発行し直すか |
4. 二重運用の期間をどう短くするか
旧システムと新システムが両方動いている期間は、費用が二重にかかるうえ、どちらを見ればよいのか分からなくなります。短いほど良いのですが、ゼロにはできません。
| 進め方 | 新規の申込 | 既存の会員 | 問い合わせ |
|---|---|---|---|
| ある日を境に 全員を切り替える | その日から新システム | その日に全員が切り替わる | 切り替えの日に集中する |
| 新規を先に 切り替える | 先に新システムへ切り替える | 次の更新日に合わせて移す | 分散する |
現実的な進め方は、新規の申込だけを先に新システムへ切り替え、既存の会員は次の更新日に合わせて移す方法です。
5. 会員への案内
伝える内容を、次の順に整理します。
| 伝えること | 書き方 |
|---|---|
| 何が変わるのか | 入室方法、支払い方法、連絡の窓口。変わらないものは「変わりません」と明記します |
| いつから 変わるのか | 日付を1つに絞ります |
| 会員に何を していただくのか | 登録のやり直しやカードの再登録が必要なら、手順を1画面にまとめてお渡しします |
| どこに 聞けばよいのか | 問い合わせ先を明記します |
変更の前に案内が届いていることが重要です。入室できなくなってから知らせると、その日のうちに問い合わせが集中します。
6. 移行後の1か月で確認すること
- 全員が新しい方法で入室できているか（1週間分の入退室履歴を確認します）
- 最初の請求が意図どおりに立っているか（二重請求と請求漏れの両方を見ます）
- 旧システムからの請求が止まっているか
- 案内が届いていない会員がいないか
7. よくある失敗
移行の相談でくり返し出てくるものを挙げます。どれも、事前に決めておけば避けられます。
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 案内を切り替えの 直前に出す | 入室できなくなってから知らせることになり、当日に問い合わせが集中します | 変更の前に案内が届くように出します |
| カードの再登録を 「お手すきのときに」 | 未登録のまま請求日を迎え、決済が失敗します | 期限を切って、届いたかどうかを確認します |
| 旧システムの 解約を忘れる | 自動更新の期限を過ぎ、使っていない月の費用を払うことになります | 自動更新の期限を移行前に確認します |
| プランの対応づけを 会員ごとに判断する | 同じ条件のはずの方で扱いが分かれ、後から説明できなくなります | 対応表を先に作ります |
| 入室番号だけ 先に切り替える | 支払いの状況と入室できる状態がずれます | 契約の情報と一緒に移します |
8. 移行前のチェックリスト
切り替えの日を決める前に、次の項目に答えられるかを確かめます。
- 案内と問い合わせ対応の期間を、予定に先に入れたか
- 課金日を引き継ぐか変えるか決め、二重に請求されない月の切り方を決めたか
- 旧プランと新プランの対応表を作り、どの会員がどうなるかを一覧にしたか
- 暗証番号が変わるか、変わるならいつからかを決めたか
- カードの再登録が必要な場合、期限と確認の方法を決めたか
- 旧システムからCSVで書き出せるか、重複を照合できるかを確かめたか
- 旧システムの自動更新の期限と、解約手続きの期日を確認したか
- 会員への案内が、変更の前に届く日程になっているか
9. ManaDesk の場合
ManaDesk（マナデスク）への移行は、次のように進めます。
| 項目 | ManaDesk での扱い |
|---|---|
| 名簿 | CSVで取り込みます。電話番号・メールアドレスでの重複照合に対応しています |
| プランの 対応づけ | プランの対応づけなど判断が必要な部分は、導入時に一緒に決めます |
| 入室番号 | 契約の状態に合わせて自動で発行されます |
| 決済 | Stripe・PAY.JP・KOMOJU のいずれかにそのままつながります |
| LINE公式 アカウント | いまお使いのものを利用できます |
| 初期設定 | 基本的にオーナー様ご自身で進めていただきますが、難しい場合は有償でセットアップ代行も承ります |
選び方の全体像は自習室の予約システムの選び方に整理しています。